Pengawasan Dan Pengendalian (Bioteknologi)

Ø Definisi Pengawasan

§ Pengawasan adalah proses untuk menjamin bahwa tujuan-tujuan organisasi dan manajemen tercapai.

§ Unsur – unsur pengawasan yang dikemukakan Robert J. Mockler dalam definisinya tentang pengawasan management yaitu :

§ suatu usaha sistematik untuk menetapkan standarpelaksanaan dengan tujuan – tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik

§ membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya

§ menentukan dan mengukur penyimpangan – penyimpangan

§ mengambil tindakan koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumberdaya perusahaan dipergunakan dengan cara yang paling efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan – tujuan perusahaan

Ø Perancangan Pengawasan

Ø Prosedur penetapan sistem pengawasan yang ditetapkan William H. Newman yaitu :

Ø Merumuskan hasil yang diinginkan

Ø Menetapkan petunjuk predictors seperti pengukuran masukan, hasil – hasil pada tahap permulaan, gejala – gejala, perubahan dalam kondisi yang diasumsikan

Ø Menetapkan standar penunjuk dan hasil

Ø Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik

Ø Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi

Ø Sebelum tindakan koreksi dilakukan, informasi tentang penyimpangan dari standar harus dievaluasi terlebih dahulu kemudian diimplementasikan

Ø Tahapan Pengawasan

1. Penetapan Standar : Pengukuran yang dapat dijadikan sebagai patokan dalam penilaian hasil.

§ Ada 3 bentuk standar yang umum :

a. Standar fisik, meliputi : kualitas barang atau jasa, jumlah langganan, kualitas produk.

b. Standar moneter, meliputi : biaya tenaga kerja, biaya penjualan, laba kotor, pendapatan penjualan, dan sejenisnya

c. Standar waktu, meliputi : kecepatan produksi, batas waktu suatu pekerjaan harus selesai (deadline)

2. Pengukuran pelaksanaan kegiatan : Meliputi pertanyaan 5W + 1H, yaitu (who) siapa yang akan terlibat, (what) dalam bentuk apa pengukuran dilakukan, (how often) seberapa sering pengukuran sebaiknya dilaksanakan.

3. Pengukuran pelaksanaan kegiatan : Meliputi berbagai cara pengamtan, laporan lisan maupun tulisan, metode otomatis, inpeksi ( pengujian tes ), atau dengan pengambilan sample.

4. Pembandingan pelaksanaan dengan standar dan analisa penyimpangan : dilakukan dengan membandingkan pelaksanaan nyata dengan perencanaan, dan juga analisa untuk mengetahui standar yang tidak tercapai

5. Pengambilan tindakan koreksi : dapat dalam bentuk perubahan standar, perbaikan pengukuran pelaksanaan, atau merubah cara dalam menginterpretasikan, dsb

Ø Alat bantu Pengawasan Manajerial

1. Management by Exception ( MBE )

§ MBE atau prinsip pengecualian merupakan metode pengawasan yang memungkinkan manajer untuk mengarahkan perhatiannya pada bidang – bidang pengawasan yang paling kritis.

§ Metode ini hanya bisa dipergunakan untuk operasi - operasi yang bersifat otomatis dan rutin

2. Management Information System ( MIS )

§ MIS merupakan metode formal pengadaan dan penyediaan bagi management , informasi yang diperlukan degan akurat dan tepat waktu untuk membantu proses pembuatan keputusan

§ Tahapan MIS yaitu survey pendahuluan dan perumusan masalah, desain konseptual, desain terperinci, dan tahap implementasi

§ Pedoman MIS yaitu mengikut sertakan unsur ke dalam tim perancang, mempertimbangkan secara hati-hati biaya sistem, memperlakukan informasi yang relevan dan terseleksi daripada mempertimbangkan kuantitas belaka, pengujian pendahuluan sebelum diterapkan, menyediakan latihan dan dokumentasi tertulis yang mencakupi bagi operator dan pemakai sistem.

Karakteristik Pengawasan Efektif

1. Akurat

2. Tepat Waktu

3. Obyektif dan menyeluruh

4. Terpusat pada titik – titik pengawasan secara strategis

5. Realistis secara ekonomis

6. Realistis secara organisasional

7. Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi

8. Fleksibel

9. Bersifat sebagai petunjuk dan operasional

10. Diterima para anggota organisasi

Metode Pengawasan

1. Pengawasan Non Kuantitatif

adalah metode pengawasan yang digunakan manajer dalam pelaksanaan fungsi – fungsi manajemen

Meliputi : pengamatan, inspeksi teratur dan langsung, laporan lisan dan tulisan, evaluasi dan pelaksanaan, dan diskusi antara manajer serta bawahan tentang pelaksanaan suatu kegiatan.

2. Pengawasan Kuantitatif

adalah metode pengawasan yang cenderung menggunakan data – data khusus untuk mengukur dan memeriksa kuantitas dan kualitas hasil.

Meliputi : anggaran (anggaran operasi dan anggaran khusus), audit ( internal audit, eksternal audit, dan management audit )

Ø Pengendalian

Ø Pengendalian organisasional adalah proses pengaturan yang sistematis untuk mencapai target dan standar kinerja

Jenis Pengendalian

1. Pengendalian umpan maju adalah pengendalian yang berusaha untuk mengidentifikasi dan mencegah penyimpangan – penyimpangan sebelum masalah muncul.

v Pengendalian ini berfokus pada SDM, materi, dan keuangan.

v Untuk memastikan bahwa kualitas masukan cukup tinggi untuk mencegah masalah – masalah dalam organisasi.

v Contohnya adalah penerapan dalam seleksi dan perekrutan karyawan baru.

2. Pengendalian yang berkesinambungan adalah pengendalian yang mengawasi aktivitas – aktivitas karyawan yang dilakukan berkala untuk memastikan karyawan konsisten dengan standart kinerja.

v Pengendalian ini digunakan untuk mempengaruhi para karyawan meliputi pengendalian diri dengan cara mengetahui perilaku karyawan itu sendiri, meliputi nilai dan sikap pribadi.

3. Pengendalian Umpan Balik adalah pengendalian yang berfokus pada hasil akhir.

- Pengendalian ini menitik beratkan pada keuangan.

- Pada pengendalian ini manajer turun tangan langsung untuk mengawasi pengeluaran anggaran dalam perusahaan apakah sesuai atau tidak.

Manajemen Kualitas Total

Manajemen kualitas total adalah komitmen seluruh organisasi untuk menanamkan kualitas dalam setiap aktivitas lewat perkembangan yang berkelanjutan

Teknik – teknik manajemen kualitas total

1. Lingkaran kualitas, merupakan pendiskusian antar anggota untuk memecahkan masalah yang mempengaruhi kualitas kerja karyawan.

2. Acuan, merupakan proses pengukuran produk layanan dan praktik yang berlangsung terus menerus terhadap pesaing

3. Sigma enam, merupakan pendekatan pengendalian kualitas yang berfokus pada pengejaran terus menerus akan kualitas yang tinggi dengan biaya yang rendah

4. Waktu siklus yang dipersingkat, merupakan langkah - langkah yang diambil untuk menyelesaikan suatu proses perusahan.

5. Perbaikan berkelanjutan, merupakan implementasi perbaikan dan peningkatan kecil dalam jumlah besar di seluruh bidang dalam organisasi yang terjadi secara terus – menerus

Faktor – faktor keberhasilan Manajemen Kualitas Total

a. Positif

- Tugas – tugas menuntut ketrampilan tinggi ara karyawan

- Dapat memotivasi karyawan

- Ketrampilan memecahkan masalah diperbaiki untuk semua karyawan

- Partisipasi dan kerjasama tim digunakan untuk menangani masalah – masalah yang signifikan

b. Negatif

- Harapan manajemen terlalu tinggi (tidak realistis)

- Para manajer tingkat menengah kehilangan wewenang

- Para pekerja tidak puas dengan aspek kehidupan organisasional yang lain

- Para pemimpin serikat kerja tidak diikutkan dalam diskusi kualiti kontrol

- Manajer mengunggu inovasi yang besar dan dramatis

Kecenderungan dalam Pengendalian Keungan dan Kualitas

1. Standar Kualitas Internasional (ISO)

Yaitu standar internasional untuk sistem manajemen kualitas yang menentukan garis pedoman yang sama untuk proses – proses guna memastikan bahwa produk memenuhi persyaratan pelanggan.

2. Sistem Pengendalian Keuangan yang Baru

Sistem ini meliputi :

a. Nilai tambah ekonomi (EVA) yaitu sistem pengendalian yang mengukur kinerja dipandang dari laba setelah pajak dikurangi biaya modal yang diinvestasikan dalam aktivitas nyata

b. Nilai tambah pasar yaitu menambahkan dimensi lain karena mengukur perkiraan pasar saham mengenai modal dan investasi perusahaan

c. Penentuan biaya produksi berbasis aktivitas, yaitu sistem pengendalian yang mengidentifikasikan berbagai aktivitas yang dibutuhkan untuk menyediakan produk dan mengalokasikan biaya yang sesuai.

Penulis

Adhi Pandya N.

Ilham Bayu S.

Nadira Lola Rizkyta

Fpik Universitas Brawijaya Angkatan 2015

Publisher

Gery Purnomo Aji Sutrisno

Fpik Universitas Brawijaya Angkatan 2015