Dasar Manajemen Lingkungan Organisasi Manajemen

1. PENDAHULUAN

1.1 Pengantar

• Dunia kerja berubah dengan cepat dan menyebabkan bidang manajemen mengalami revolusi. Hasilnya adalah “lingkungan kerja baru”.

• Dunia kerja tradisional mengasumsikan bahwa tujuan manajemen adalah mengendalikan dan membatasi orang, menegakkan aturan dan regulasi, mencapai stabilitas dan efisiensi, merancang hirearki atas bawah untuk mengarahkan orang, serta mencapai hasil akhir.

• Lingkungan kerja baru menuntut manajer untuk memusatkan perhatian pada upaya memimpin perubahan, memanfaatkan kreatifitas dan antusiasme orang, mencari visi dan nilai bersama, serta membagi informasi dan kekuasaan. Kerja kelompok, kolaborasi, partisipasi dan pembelajaran merupakan prinsip penuntun yang membantu manajer dan karyawan untuk mengantisipasi kondisi yang sulit akibat lingkungan bisnis saat ini yang sangat kompleks.

• Untuk mencapai visi ini, telah dimasukkan konsep dan riset manajemen yang paling baru, serta penerapan kontemporer ide – ide manajemen dalam organisasi

• Bagian isi pada modul ini telah diperbaikki melalui gaya penulisan yang bertautan, mudah dipahami, serta banyak contoh – contoh dalam teks dan hal – hal dalam kotak penjelasan yang membuat konsep – konsep yang ada terasa hidup.

1.2 Tujuan

Penguasaan materi dalam modul ini, yang dirancang sebagai landasan dasar Lingkungan Organisasi Manajemen diharapkan dapat :

• Menggambarkan masing – masing dimensi dari lingkungan tugas dan lingkungan umum

• Menjelaskan strategi para manajer untuk membantu organisasi beradaptasi dengan lingkungan yang tidak pasti

• Mendefinisikan budaya perusahaan dan member contoh yang berhubungan dengan organisasi

2. LINGKUNGAN EKSTERNAL

2.1 Lingkungan Umum

• Lingkungan umum merupakan lapisan luar dari lingkungan. Dimensi ini mempengaruhi organisasi sepanjang waktu, namun tidak terkait dengan transaksi sehari – hari.

• Dimensi internasional (international dimension) dari lingkungan eksternal merupakan peristiwa yang berasal dari negara asing, serta peluang bagi Amerika di Negara lain.

1. Saat ini banyak perusahaan harus bersaing secara global, contohnya adalah Dixon Ticonderoga Co, yang memproduksi pensil menghadapi masalah besar karena meningkatnya kompetisi luar negeri, khususnya dari perusahaan – perusahaan pensil China berbiaya rendah. Saat ini sebanyak 50% pensil yang dibeli di AS berasal dari luar negeri.

2. Lingkungan global merupakan lahan bermain yang senantiasa berubah dan tidak sebanding dengan domestik. perubahan dalam domain internasional dapat berpengaruh besar terhadap lingkungan domestik. Para manajer yang biasa berpikir hanya tentang lingkungan domestik harus mempelajari aturan – aturan baru agar dapat menangani barang, jasa , dan ide yang beredar di seluruh dunia.

• Dimensi teknologi (technological dimension) berupa kemajuan ilmiah dan teknologi dalam industry tertentu, serta masyarakat secara luas. Dimensi ini telah menyebabkan perubahan besar- besaran dan menyeluruh bagi organisasi di seluruh industry. Lima belas tahun yang lalu, banyak organisasi yang belum menggunakan computer meja. Saat ini, jaringan computer, akses internet, kemampuan melakukan konferensi video, telepon seluler, mesin fax, pager, dan laptop dianggap sebagai peralatan minimum untuk melakukan bisnis.

• Dimensi Sosial Budaya (Socio culture dimension) mencakup karakteristik demografi, norma, kebiasaan, dan nilai – nilai masyarakat tempat organisasi bergerak di dalamnya. Karakteristik social budaya yang penting adalah distribusi geografis dan kepadatan penduduk, usia, serta tingkat pendidikan.

• Dimensi social budaya juga meliputi norma – norma dan nilai – nilai social. Kebangkitan kembali minat dalam spiritualitas dengan cepat sejak pertengahan tahun 1990-an mulai berpengaruh terhadap organisasi di AS. Penjualan buku dan materi lain yang berkaitan dengan keagamaan dan spiritualitas meningkat dan beberapa perusahaan secara terbuka membawa nilai dan ide spiritual ke dalam tempat kerja.

• Dimensi Ekonomi (economic dimension) merupakan kesehatan secara umum dari suatu Negara atau wilayah tempat sebuah organisasi beroperasi. Daya beli konsumen, tingkait pengangguran dan tingkat suku bunga merupakan bagian lingkungan ekonomi suatu organisasi. Karena organisasi hari ini beroperasi di sebuah lingkungan global, dimensi ekonomi menjadi semakin kompleks dan bahkan menciptakan ketidakpastian yang lebih banyak bagi para manajer. Contoh resesi ekonomi dan penurunan tingkat kepercayaan konsumen di AS setelah serangan teroris 11 September mempengaruhi perekonomian dan organisasi di seluruh dunia.

• Dimensi Hukum-politik (legal-political dimension) mencakup peraturan pemerintah di tingkat local, Negara bagian, dan federal, serta aktivitas politik yang dirancang untuk mempengaruhi perilaku perusahaan. Manajer harus mengenali adanya berbagai kelompok penekan (pressure group) di dalam kerangka hokum-politik untuk memepengaruhi perusahaan agar bertindak dalam cara yang dapat dipertanggungjawabkan secara social.

• Dalam lingkungan eksternal juga terdapat lingkungan mikro dan juga lingkungan makro

• Lingkungan eksternal mikro adalah para pesaing yang harus dihadapi, langganan yang harus dilayani, pasar tenaga kerja, lembaga – lembaga keuangan, para penyedia (supplier), dan perwakilan – perwakilan pemerintahan.

• Lingkungan eksternal makro adalah faktor – faktor teknologi, ekonomi, politik, social dan dimensi internasional sebagai kekuatan – kekuatan yang berada di luar jangkauan perusahaan, dengan organisasi jarang memiliki kekuatan pengaruh balik yang berarti

2.2 Lingkungan Tugas

• Orang atau organisasi di dalam lingkungan yang membeli barang atau jasa dari organisasi adalah pelanggan (cutomer). Sebagai penerima hasil keluaran organisasi, pelanggan adalah pihak yang penting karena mereka menentukan keberhasilan organisasi tersebut. Satu kekhawatiran manajer saat ini adalah bahwa internet telah member kekuatan yang lebih banyak bagi para pelanggan, sehingga menimbulkan pengaruh langsung bagi organisasi.

• Pesaing. Organisasi lain dalam industri atau jenis usaha yang menyediakan barang atau jasa kepada sekelompok pelanggan yang sama disebut pesaing (competitor). Setiap industri memilki karakteristik masalah persaingan yang spesifik.

• Pemasok. Bahan baku yang digunakan oleh organisasi untuk menghasilkan suatu produk disediakan oleh pemasok (supplier). Hubungan antara produsen dengan pemasok secara tradisional merupakan hubungan berlawanan namun banyak perusahaan yang menemukan bahwa kerjasama merupakan kunci untuk melakukan penghematan uang, mempertahankan kualitas, dan mempercepat pengiriman produk ke pasar.

• Pasar Tenaga Kerja. Merupakan orang –orang dalam lingkungan yang dapat diterima bekerja untuk organisasi. Setiap organisasi memerlukan personil yang terlatih dan berkualifikasi. Kekuatan pasar tenaga kerja yang mempengaruhi organisasi saat ini berupa (1) kebutuhan akan pekerja yang mengerti tentang teknologi (2) keharusan untuk melakukan investasi terus – menerus dalam sumberdaya manusia melalui rekrutmen, pendidikan, dan pelatihan untuk memenuhi tuntutan dunia dunia tanpa batas semakin kompetitif dan (3) pengaruh blok perdagangan internasional, otomatisasidan pemindahan lokasi pabrik yang berakibat pemindahan buruh, timbulnya sekelompok tenaga kerja yang tidak termanfaatkan di suatu daerah mengakibatkan kekurangan tenaga kerja di wilayah lain.

3. HUBUNGAN ORGANISASI DAN LINGKUNGAN

3.1 Ketidakpastian Lingkungan

• Organisasi harus mampu mengelola ketidakpastian lingkungan agar menjadi efektif.

• Ketidakpastian berarti manjer tidak memilki informasi yang memadai tentang faktor – faktor lingkungan agar dapat memahami dan memprediksi kebuthan dan perubahan. Karakteristik lingkungan yang mempengaruhi ketidakpastian adalah sejumlah faktor yang mempengaruhi organisasi dan sejauh mana faktor – faktor tersebut berubah

• Perusahaan multinasional yang besar seperti Nortel Network memilki ribuan faktor dalam lingkungan eksternal yang menimbulkan ketidakpastian bagi para manajer. Contoh perusahaan telekomunikasi dan pesawat terbang.

3.2 Berdaptasi Dengan Lingkungan

• Peranan Lintas Batas. Departemen dan peranan lintas batas (Boundary-spanning roles) menghubungkan dan mengoordinasikan organisasi dengan sejumlah elemen kunci yang berada dalam lingkungan eksternal. Semakin banyak aplikasi peranti lunak yang membantu pencarian intelijen persaingan melalui imternet dan intranet perusahaan membantu penyampaian informasi kepada orang yang membutuhkannya.

• Kemitraan antar organisasi. Strategi untuk beradaptasi dengan lingkungan yang semakin populer digunakan adalah pengurangan batasan – batasan yang ada dan meningkatkan kerjasama dengan organisasi lain. Perusahaan – perusahaan yang ada di Amerika Utara bekerja secara sendiri dan bersaing satu sama lain, namun karena ketidakpastian lingkungan global, sehingga mereka bekerjasama untuk saling bertukar informasi tentang sumber daya langka sehingga lebih efektif.

• Merger dan Usaha Patungan. Langkah selanjutnya bagi perusahaan untuk mengurangi resiko ketidakpastian adalah terlihat dalam merger atau usaha patungan. Merger terjadi jika dua atau lebih organisasi bergabung menjadi satu. Usaha Patungan (joint venture) melibatkan aliansi atau program strategis oleh dua organisasi atau lebih.

4. LINGKUNGAN INTERNAL: BUDAYA PERUSAHAAN

Lingkungan internal adalah tempat manajer bekerja, mencakup budaya perusahaan, teknologi produksi, struktur organisasi, dan fasilitas fisik.

• Budaya. Budaya dapat diartikan sebagai sekumpulan nilai, keyakinan, pemahaman, dan norma pokok yang dibagi bersama oleh anggota suatu organisasi. Budaya merupakan pola nilai asumsi bersama mengenai bagaimana suatu hal dapat dilakukan dalam suatu organisasi. Satu hal yang harus dimilki oleh seorang pemimpin adalah menciptakan dan memenuhi budaya organisasi karena memilki pengaruh yang signifikan terhadaap kinerja. Budaya dapat dibagi menjadi dua :

1. Terlihat : artifak seperti pakaian, tata ruang, kantor, symbol, slogan, upacara resmi

2. Tidak Terlihat : nilai – nilai yang diungkapkan, asumsi dasar dan keyakinan orang.

• Simbol. Simbol merupakan suatu objek, tindakan, atau peristiwa yang menyampaikan makna kepada pihak lain. Simbol yang dihubungkan dengan budaya perusahaan menunjukkan nilai – nilai penting dalam perusahaan. Sebagai contoh di Siebel System yang berlokasi di San Mateo dikelilingi dengan simbol – simbol pengingat bahwa para pelanggan haruslah yang pertama.

• Cerita. Merupakan narasi yang didasarkan pada peristiwa sesungguhnya yang sering kali diulang dan dibagikan diantara karyawan organisasi.cerita disampaikan kepada karyawan baru untuk menjaga agar nilai – nilai utama perusahaan tetap hidup

• Pahlawan. Seorang pahlawan atau hero adalah figure yang menjadi contoh atas tujuan, karakter, dan atribut dari sebuah budaya yang kuat. Pahlawan adalah model peran yang diikuti oleh para karyawan. Seperti Lee Iacocca yang membuktikan dirinya bekerja dengan upah 1 $ per tahun ketika pertama kali pindah ke Chrysler.

• Slogan. Merupakan frasa atau pernyataan yang menyatakan nilai utama perusahaan dengan singkat dan jelas.

• Upacara Resmi. Merupakan kegiatan terencana untuk memperingati peristiwa khusus dan dilakukan untuk kepentingan pesertanya. Manajer mengadakan upacara resmi untuk menunujukkan contoh nilai – nilai perusahaan secara dramatis.

5. LINGKUNGAN DAN BUDAYA

Pengaruh terhadap budaya perusahaan internal yang besar datang dari lingkungan eksternal. Budaya dapat sangat beraneka ragam di dalam organisasi; namun demikian, organisasi yang berada di dalam industri yang sama mungkin menunjukkan karakteristik budaya yang serupa karena beroperasi di dalam lingkungan yang sama.

• Budaya Yang Adaptif. Dalam budaya yang adaptif manajer sangat memperhatikan pelanggan dan orang – orang dalam serta proses internal yang membawa perubahan yang bermanfaat. Dalam budaya yang tidak adaptif, manajer lebih memperhatikan diri sendiri, dan nilai – niali yang mereka anut tidak mendorong pengambilan resiko dan perubahan.

• Jenis – jenis Budaya

1. Budaya Kemampuan Beradaptasi muncul dalam sebuah lingkungan yang menuntut respon cepat dan pengambilan keputusan yang beresiko tinggi. Manajer mendorong nilai – nilai yang mendukung kemampuan perusahaan untuk mendeteksi, menginterpretasi, dan mengartikan dengan cepat sinyal – sinyal dari lingkungan sehingga menjadi respons perilaku yang baru. Karyawan memilki otonomi untuk mengambil keputusan dan bertindak dengan bebas untuk memenuhi kebutuhan baru, serta sifat responsive terhadap pelanggan sangat dihargai. Manajer juga secara aktif menciptakan perubahan dengan mendorong dan menghargai kreativitas, eksperimen, dan pengambilan resiko.

2. Budaya pencapaian cocokuntuk organisasi yang sangat memerhatikan pelayanan kepada pelanggan tertentudalam lingkungan eksternal, tetapi tidak membutuhkan fleksibilitas dan perubahan yang cepat. Ini merupakan budaya yang berorientasi pada hasil yang menghargai daya saing, agresivitas, inisiatif pribadi, dan kesediaan untuk bekerja lama serta keras untuk mencapai hasil

3. Budaya Klan memilki focus internal pada keterlibatan dan partisipasi karayawan untuk memenuhi perubahan dari lingkungan. Budaya ini menempatkan nilai tinggi untuk memenuhi kebutuhan karyawan dan organisasi, memiliki atmosfer yang saling memerhatikan seperti keluarga.

4. Budaya Birokratis. Memilki focus internal dan orientasi konsisten terhadap lingkungan yang stabil. Mengikuti aturan dan menggunakan uang dengan bijak sangat dihargai, serta budaya mendukung dan menghargai cara bekerja sesuai dengan metode, rasional, dan teratur. Dalam dunia saat ini yang berubah dengan cepat, beberapa perusahaan beroperasi dalam lingkungan yang stabil dan kebanyakan manajer beralih dari budaya birokratis karena kebutuhan akan fleksibilitas lebih besar.

PENULIS

Dr. Ir. Pudji Purwanti, MP

Mochammad Fattah, S.Pi, M.Si

Dosen Fpik Universitas Brawijaya

EDITOR

Gery Purnomo Aji Sutrisno

Fpik Universitas Brawijaya Angkatan 2015

REFERENSI

Draft, Richard L. 2006. Management Manajemen. Salemba Empat. Jakarta

PROPAGASI

A. Latihan dan Diskusi (Propagasi vertical dan Horizontal)

B. Pertanyaan (Evaluasi mandiri)