Dasar Manajemen Pengawasan Dan Pengendalian

1. PENDAHULUAN

1.1 Pengantar

• Dalam proses organisasi seringkali terjadi kasus-kasus seperti tidak diselesaikannya suatu penugasan, tidak ditepatinya waktu penyelesaian (Deadline), suatu anggaran yang berlebihan, dan kegiatan-kegiatan lain yang menyimpang dari rencana sehingga diperlukan proses pengawasan manajerial.

• Ada berbagai macam sebutan bagi fungsi pengawasan (controlling), antara lain evaluating, appaising, ataupun correcting.

• Pengawasan diperlukan oleh setiap organisasi karena faktor-faktor perubahan lingkungan organisasi yang terus-menerus, peningkatan komplesitas organisasi, adanya kesalahan-kesalahan, serta adanya kebutuhan manajer untuk mendelegasikan wewenang.

1.2 Tujuan

a. Mendeskripsikan pengertian pengawasan

b. Mendeskripsikan tentang tipe-tipe pengawasan

c. Mengetahui dan mendeskripsikan tahap-tahap pengawasan

d. Memahami perencanaan pengawasan dan metode pengawasan

e. Mendefinisikan pengendalian organisasional

f. Menjelsakan perbedaan-perbedaan dalam fokus pengendalian, termasuk pengendalian umpan maju, berkesinanmbungan dan umpan balik

g. Menjelaskan empat langkah dalam proses pengendalian

h. Menjelaskan konsep Manajemen Mutu total

2. Konsep Pengawasan

2.1 Pengertian Pengawasan

• Pengawasan dapat diartikan sebagai proses untuk menjamin bahwa tujuan-tujuan organisasi dan manajemen tercapai.

• Langkah awal proses pengawasan adalah langkah perencanaan, penetapan tujuan, standar atau sasaran pelaksanaan suatu kegiatan.

• Fungsi pengawasan berhubungan erat dengan dengan fungsi manajerial lainnya seperti perencanaan, pengorganisasian, penyusunan personalia, pengarahan, dan pengawasan.

• Unsur-Unsur Pengawasan dikemukakan Robert J. Mockler dalam definisinya tentang pengawasan managemen yaitu suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan-tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, mebandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan, serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumberdaya perusahaan dipergunakan dengan cara yang paling efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan.

2.2 Tipe-Tipe Pengawasan

• Tipe-tipe pengawasan dibagi menjadi tiga yaitu pengawasan pendahuluan, pengawasan concurrent, dan pengawasan umpan balik.

• Pengawasan Pendahuluan(feedward control)merupakan bentuk pengawasan yang dirancang untuk mengatasi masalah-masalah atau penyimpangan-penyimpangan dari standar atau tujuan-tujuan dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu tahap kegiatan tertentu diselesaikan. Pengawasan ini efektif apabila manajer mapu mendapatkan informasi akurat dan tepat waktu tentang perubahan-perubahan dalam lingkungan atau tentang perkembangan terhadap tujuan-tujuan yang diinginkan mengingat pengawasan ini bersifat lebih aktif dan agresif dalam mendeteksi masalah-masalah dan mengambil tindakan yang diperlukan bahkan sebelum masalah terjadi.

• Pengawasan Concurrent sering disebut pengawasan “Ya-Tidak”, “screening control” atau “berhenti-terus” dan dilaksanakan bersamaan dengan pelaksanaan kegiatan (concurrent control). Dalam pengawasan ini, aspek tertentu dari suatu prosedur harus disetujui terlebih dahulu atau syarat tertentu harus dipenuhi dahulu sebelum kegiatan-kegiatan bisa dilanjutkan atau menjadi semacam peralatan “double-check” yang lebih menjamin ketepatan pelaksanan suatu kegiatan.

• Pengawasan umpan balik (feedback control) atau disebut past – action control merupakan bentuk pengawasan yang mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang telah diselesaikan. Pengawasan ini bersifat historis, pengukuran dilakukan setelah kegiatan terjadi.

Gambar Tipe-Tipe Pengawasan

• Bentuk pengawasan pertama dan kedua cukup memberikan kesempatan bagi manajemen untuk membuat tindakan koreksi dan tetap dapat mencapai tujuan. Namun kelemahan kedua tipe pengawasan tersebut adalah biaya yang mahal, tidak memungkinkannya kegiatan diawasi secara terus menerus, serta pengawasan yang berlebiahan hanya akan menurunkan produktivitas sehingga manajemen harus menerapkan sistem yang sesuai bagi situasi tertentu.

2.3 Tahap – Tahap Pengawasan

• Secara umum tahapan pengawasan terdiri dari lima tahap yaitu penetapan standar, penentuan pengukuran pelaksanan kegiatan, pengukuran pelaksanaan kegiatan, pembandingan pelaksanaan dengan standar dan analisa penyimpangan, serta pengambilan tindakan koreksi bila diperlukan. Hubungan antar kelima tahap tesebut dapat dilihat seperti gambar di bawah ini :

Gambar Proses Pengawasan

• Penetapan standar mengandung arti pengukuran yang dapat dijadikan sebagai patokan dalam penilaian hasil-hasil. Beberapa hal yang dapat dijadikan sebagai patokan yaitu tujuan, sasaran, kuota dan target pelaksanaan, terget penjualan, anggaran, bagian pasar (market share), margin keuntungan, keselamatan kerja, dan sasaran produksi. Ada tiga bentuk standar yang umum yaitu:

a. Standar fisik meliputi kualitas barang atau jasa, jumlah langganan, atau kualitas produk

b. Standar moneter meliputi biaya tenaga kerja, biaya penjualan, laba kotor, pendapatan penjualan, dan sejenisnya

c. Standar-standar waktu meliputi kecepatan produksi aau batas waktu suatu pekerjaan harus diselesaikan

• Dalam pengukuran standar diperlukan tahap pengukuran pelaksanaan kegiatan. Dalam tahapan ini hal-hal yang biasa dijadikan pertanyaan adalah dengan menggunakan 5W+1H, yaitu (Who) siapa yang akan terlibat, (What)Dalam bentuk apa pengukuran akan dilakukan dan (How Often) seberapa sering pelaksanaan seharusnya dilakukan (jam,harian,mingguan, atau bulanan).

• Pengukuran pelaksanaan kegiatan dilakukan secara berulang-ulang dan terus-menerus. Berbagai cara untuk melakukan pengukuran pelaksanaan adalah pengamatan (observasi) , laporan lisan maupun tulisan, metode otomatis, inspeksi (pengujian tes), atau dengan pengambilan sampel. Perusahaan banyak yang menggunakan pemeriksaan internal (internal auditor) sebagai pelaksana pengukuran.

• Pembandingan pelaksanaan dengan standar dan analisa penyimpangan dilakukan dengan membandingkan pelaksanaan nyata dan pelaksanaan yang direncanakan atau standar yang telah ditetapkan. Tahapan ini paling mudah dilaksanakan, namun bisa saja terjadi penyimpangan pada saat penginterpretsian. Penyimpangan-penyimpangan harus dianalisa untuk mengetahui standar yang tidak dapat dicapai.

• Pengambilan tindakan koreksi diperlukan apabila dari hasil analisa harus dilakukan tindakan koreksi. Tindakan koreksi bisa dalam bentuk perubahan standar, perbaikan pengukuran pelaksanaan, atau merubah cara dalam menginterpretasikan dan menganalisa penyimpangan-penyimpangan.

2.4 Perancangan Pengawasan

• Prosedur penetapan sistem pengawasan yang ditetapkan William H. Newman yaitu merumuskan hasil yang diinginkan, menetapkan petunjuk predictors (pengukuran masukan, hasil-hasil pada tahap permulaan, gejala-gejala, perubahan dalam kondisi yang diasumsikan), menetapkan standar penunjuk dan hasil, menetapkan jaringan informasi dan umpan balik, serta menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi.

• Sebelum tindakan koreksi dilakukan, informasi tentang penyimpangan dari standar harus dievaluasi terlebih dahulu, kemudian diimplementasikan.

3. Alat Bantu Pengawasan Manajerial

3.1 Management by Exception (MBE)

• MBE atau prinsip pengecualian merupakan metode pengawasan yang memungkinkan manajer untuk mengarahkan perhatiannya pada bidang-bidang pengawasan yang paling kritis dan mempersilakan karyawan atau tingkat management rendah untuk menangani variasi-variasi rutin. Hal ini dapat dipraktekkan oleh manajer-manajer penjualan produksi, keuangan, personalia, pembelian, pengawasan mutu, dan bidang-bidang fungsional lainnya. Manajer lini pun dapat menggunakan prinsip ini dalam pengawasan harian mereka.

• Pengawasan dengan metode ini memiliki kelebiha yaitu bersifat murah, tetapi penyimpangan hanya bisa diketahui setelah kegiatan terlaksana. Metode pengawasan dengan cara ini hanya bisa dipergunakan untuk operasi-operasi yang bersifat otomatis dan rutin.

3.2 Management Information System (MIS)

• Sistem informasi manajemen atau management information system memainkan peranan penting dalam pelaksanaan fungsi-fungsi managemen perencanaan dan pengawasan dengan efektif.

• Definisi MIS yaitu suatu metode formal pengadaan dan penyediaan bagi managemen, informasi yang diperlukan dengan akurat dan tepat waktu untuk membantu proses pembuatan keputusan dan memungkinkan fungsi-fungsi perencanaan, pengawasan, dan operasional organisasi dilakukan secara efektif.

• Tahapan MIS yaitu survey pendahuluan dan perumusan masalah, desain konseptual, desain terperinci, dan taha implementasi. MIS dapat berjalan efektif apabila mengikuti lima pedoman yaitu mengikut sertakan pemakai (unsur) ke dalam tim perancang, mempertimbangkan secara hati-hati biaya sistem, memperlakukan informasi yang relevan dan terseleksi lebih daripada pertimbangan kuantitas belaka, pengujian pendahuluan sebelum diterapkan, menyediakan latihan dan dokumentasi tertulis yang mencakupi bagi operator dan pemakai sistem.

4. Karakteristik Pengawasan Efektif

• Karakteristik pengawasan yang efektif dapat diperinci sebagai berikut :

a. Akurat yaitu informasi tentang pelaksanaan harus akurat

b. Tepat waktu, yaitu informasi harus dikumpulkan, disampaikan, dan dievaluasi secepatnya bila kegiatan perbaikan harus dilakukan segera

c. Obyektif dan menyeluruh, yaitu informasi harus mudah dipahami dan bersifat obyektif serta lengkap

d. Terpusat pada titik-titik pengawasan strategis

e. Realistis secara ekonomis dimana biaya sitem pengawasan harus lebih rendah

f. Realistis secara organisasional dimana sistem pengawasan harus cocok atau harmonis dengan kenyataan organisasi

g. Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi

h. Fleksibel yaitu pengawasan harus memiliki fleksibilitas untuk meberikan tanggapan atau reaksi terhadap ancaman ataupun kesempatan dari lingkungan

i. Bersifat sebagai petunjuk dan operasional

j. Diterima para anggota organisasi

5. Metode Pengawasan

5.1 Pengawasan Non Kuantitatif

• metode pengawasan non kuantitatif adalah metode pengawasan yang digunakan manager dalam pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen.

• Teknik yang sering digunakan yaitu :

a. Pengamatan (control by observation)

b. Inspeksi teratur dan langsung

c. Pelaporan lisan dan tertulis (control by report)

d. Evaluasi dan pelaksanaan

e. Diskusi antara manajer dan dan bawahan tentang pelaksanaan suatu kegiatan

5.2 Pengawasan Kuantitatif

• Sebagian besar teknik pengawasan kuantitatif cenderung menggunakan data-data khusus dan metode kuantitatif untuk mengukur dan memeriksa kuantitas dan kualitas keluaran

• Metode-metode kuantitatif terdiri dari :

1. Anggaran (budget) seperti

a. anggaran operasi, anggaran pembelanjaan modal, anggaran penjualan, anggaran kas, dan lain-lain

b. Anggaran khusus seperti planning programming budgeting system (PPBS), zero-base budgeting (ZBB), dan human resource accounting (HRA)

2. Audit seperti internal audit, ekstenal audit, dan management audit.

6. Pengendalian

6.1 Pengertian Pengendalian Organisasional

• Pengendalian organisasional adalah proses pengaturan yang sistematis dari aktifitas-aktifitas organisasional untuk menjadikan mereka konsisten dengan harapan-harapan yang dibentuk dalam rencana,target,dan standar kinerja.

• Jadi, para manajer harus memutuskan standar, ukuran, dan metrik mana yang dibutuhkan untuk memonitor dan mengendalikan organisasi dengan efektif serta menetukan sistem-sistem untuk menentukan standar tersebut.

7. Fokus Pengendalian Organisasional

Pengendalian dapat berfokus pada peristiwa sebelum, selama, atau setelah proses. Secara umum, jenis pengendalian ad tiga, yaitu pengendalian umpan maju, berkesinambungan, dan umopan balik.

7.1 Pengendalian Umpan Maju

• Pengendalian umpan maju adalah pengendalian yang berusaha untuk emngidentifikasikan dan mencegah penyimpangan-penyimpangan sebelum mereka muncul.

• Pengendalian umpan maju juga disebut pengendalian preliminer atau preventif, dimana pengendalian berfokus pada sumberdaya manusia, materi, dan keuangan yang masuk ke organisasi. Tujuan pengendalian ini adalah umtuk memastikan bahwa kualitas masukan culup tinggi untuk mencegah masalah-masalah ketika organisasi melaksanakan tugas-tugasnya.

• Pengendalian umpan maju sangat jelas diterapkan dalam seleksi dan perekrutan karyawan baru.

7.2 Pengendalian Yang Berkesinambungan

• Pengendalian berkesianambungan adalah penegdalian yang mengawasi kativits-aktivitas karyawan yang dilakukan terus-menerus untuk memastikan mereka konsisten dengan standar-standar kinerja.

• Pengendalian berkesinambungan melibatkan cara-cara yang digunaka organisasi-organisasi untuk mempengaruhi para karyawan. Pengendalian juga meliputi penegndalian diri, lewat mana individu-individu mengadakan pengendalian-pengendalian yang berkesinambungan atas perilaku mereka sendiri dikarenakan nilai dan sikap pribadi.

7.3 Pengendalian Umpan Balik

• Pengendalian uman balik (feedback control) berfokus pada hasil-hasil organisasi khususnya produk akhir atau layanan

• Pengendalian umpan balik berfokus apad ukuran keuangan. Penganggaran belanja merupakan bentuk pengendalian umpan balik karena apara manajer teah mengawasi apakah mereka telah beroperasi dalam target-target anggaran belanja mereka dan melakukan penyesuaian yang dibutuhkan.

8. Model Pengendalian Umpan Balik

Sistem-sistem pengendalian yang didesain dengan baik melibatkan penggunaan umpan balik untuk menetukan apakah kinerja yang ada memenuhi standar standar yang ditentukan.

8.1 Langkah Pengendalian Umpan Balik

Peran manajer dalam membangun sitem pengendalian terdiri atas emapat langkah utama yaitu:

a. Membangun standar kinerja ada yaitu para manajer mendefinisikan tujuan untuk departemen-departemen organisasional secara spesifik, bentuk-bentuk operasional yang meliputi standar kinerja yang digunakan untuk membandingkan aktivitas-aktivitas organisasional.

b. Mengukur kinerja aktual yaitu mempersiapkan laporan ukuran kinerja kuantitatif formal yang ditinjau oleh para manajer setiap hari, setiap minggu atau setiap bulan diaman ukuran-ukuran yang dipakai harus berkenaan dengan standar-standar yang ditentukamn pada langkah pertama proses pengendalian

c. Membandingkan kinerj dengan standar yaitu para manajr menginterpretaikan penyimpangan-penyimpangan yang terjadi dan diharapkan menggali lebih dalam dan menemukan penyebab masalah tersebut.

d. Mengambil tindakan korektif dimana para manajer menentukan perubahan-perubahan,jika ada yang diperlukan. Para manajer mungkin mendorng para karyawan untuk bekerja lebih keras, mendesain ulang proses produksi, atau memecat karyawan.

8.2 Penerapan Penganggaran Belanja

• Pengendalian bujeter merupakan salah satu metode pengendalian manajerial yang paling umum digunakan nadalah proses penentuan target-target untuk pengeluaran organisasi, pengawasan hasil, dan membandingkannya dengan anggaran belanja dan pembuatan perubahan yang diperlukan.

• Anggaran belanja diciptakan untuk setiap divisi atau departemen dalam sebuah organisasi, tidak peduli seberapa kecil, selama ia menampilkan proyek, program, atau fungsi yang berbeda.

9. Manajemen Kualitas Total

• Manajemen kualitas total adalah komitmen seluruh organisasi untuk emnanamkan kualitas dlam setiap aktivitas lewat perkembangan yang berkelanjutan.

• Filosofi TQM berfokus pada kerjasama tim yang meningkatkan kepuasan pelanggan dan dan menurunkan biaya.

9.1 Teknik-Teknik TQM

• Lingkaran Kualitas yaitu kelompok yang terdiri atas 6-12 karyawan sukarela yang bertemu secara rutin untuk mendiskusikan dan memecahkan masalah yang mempengaruhi kualitas kerja mereka.

• Acuan didefinisikan sebagai proses pengukuran produk, layanan, dan praktik yang berlangsung terus-menerus terhadap kompetitir-kompetitor paling tanggung atau perusahaan-perusahaan yang diakui sebagai pemimpin-pemimpin industri.

• Sigma Enam merupakan pendekatan pengendalian kualitas yang menitikberatkan pengejaran terus-menerus akan kualitas yang lebih tinggi dan biaya yang lebih rendah.

• Waktu Siklus Yang Dipersingkat merujuk pada langkah-langkah yang diambil perusahaan untuk menyelesaikan satu proses perusahaan, seperti mengajar sebuah kelas, menerbitkan buku pelajaran, dan lain sebagainya.

• Perbaikan berkelanjutan merupakan implementasi perbaikan dan peningkatan kecil dalam jumlah besar di seluruh bidang dalam organisasi yang terjadi secara terus-menerus.

9.2 Faktor-Faktor Keberhasilan TQM

Meskipun menjanjikan, manajemen mutu kualitas total tidak selalu berhasil. Faktor-faktor yang mempengaruhi keberhasilan TQM yaitu:

a. Positif

- Tugas-tugas menuntut keterampilan tinggi para karyawan

- TQM bekerja dan memotivasi karyawan

- Keterampilan memecahkan masalah diperbaiki untuk semua karyawan

- Partisipasi dan kerjasama tim digunakan untuk menangani masalah-masalah signifikan

- Perbaikan berkelanjutan merupakan sebuah cara hidup

b. Negatif

- Harapan manajemen terlalu tinggi dan tidak realistis

- Para manajer tingkat menengah tidak puas karena kehilangan wewenang

- Para pekerja tidak puas dengan aspek-aspek kehidupan organisasional yang lain

- Para pemimpin serikat kerja tidak diikutkan dalam diskusi-dikusi Quality Control

- Para manajer menunggu inovasi-inovasi yang besar dan dramatis

10. Berbagai Kecenderungan Dalam Pengendalian Keuangan Dan Kualitas

10.1 Standar Kualitas Internasional

Standar kualitas Internasional dikenal dengan ISO 9000 yaitu serangkain standar internasional untuk sistem manajemen kualitas yang menentukan garis pedoman yang sama untuk proses-proses guna memastikan bahwa produk-produk memenuhi persyaratan pelanggan.

10.2 Sistem Pengendalian Keuangan Yang Baru

Para manajer menggunakan sistem seperti nilai tambah ekonomi, nilai tambah pasar, dan penetuan biaya produksi berbasis aktivitas untuk menyediakan pengendalian keuanagn yang efektif.

a. Nilai Tambah Ekonomi (EVA) yaitu sitem pengendalian yang mengukur kinerja yang dipandang dari laba setelah pajak dikurangi biaya modal yang diinvestasikan dalam aktiva-aktiva nyata/aktual.

b. Nilai tambah Pasar (MVA) menambahkan dimensi lain karena ia mengukur perkiraan pasar saham mengenai nilai masa lalu perusahaan dan proyek-proyek investasi odal perusahaan yang sudah diperhitungkan

c. Penentuan Biaya Produksi Berbasis Aktivitas (ABC) yaitu sistem penegndalian yang mengidentifikasikan berbagai aktivitas yang dibutuhkan untuk menyediakan produk dan mengalokasikan biaya yang sesuai.

PENULIS

Dr. Ir. Pudji Purwanti, MP

Mochammad Fattah, S.Pi, M.Si

Dosen Fpik Universitas Brawijaya

EDITOR

Gery Purnomo Aji Sutrisno

Fpik Universitas Brawijaya Angkatan 2015

REFERENSI

Hani Handoko, 2003. Manajemen Edisi ke 2. BPFE Yogyakarta.

PROPAGASI

A. Latihan dan Diskusi (Propagasi vertical dan Horizontal)

B. Pertanyaan (Evaluasi mandiri)