Dasar Manajemen Wewenang, Delegasi Wewenang dan Desentralisasi

1. PENDAHULUAN

1.1 Pengantar

Penggunaan wewenang secara bijaksana merupakan faktor kritis bagi efektifitas organisasi. Wewenang formal tersebut harus didukung juga dengan dasar – dasar kekuasaan dan pengaruh informal. Manajer perlu menggunakan lebih dari wewenang resminya untuk mendapatkan kerjasama dengan bawahan mereka, selain juga tergantung pada kemampuan ilmu pengetahuan, pengalaman, dan kepemimpinan mereka. Kedua akan diuraikan struktur lini dan staf melalui mana wewenang dijalankan. Kemudian dilanjutkan dengan pembahasan tentang pendelegasian wewenang serta sentralisasi dan desentralisasi. Wewenang hanya dapat dimiliki oleh unsur manusia. Hal ini disebabkan karena manusia harus selalu berperan aktif dalam setiap kegiatan. Tanpa peran serta tenaga kerja manusia, alat – alat andal dan canggih yang dimilki perusahaan tidak ada gunanya. Manusia merupakan unsure terpenting dalam manajemen, karena tujuan manajemen dan proses manajemen ditetapkan oleh manusia. Wewenang (Authority) adalah kekuasaan yang sah dan legal yang dimilki seseorang untuk memerintah orang lain, berbuat atau tidak berbuat sesuatu; authority merupakan dasar hokum yang sah dan legal untuk dapat mengerjakan suatu pekerjaan. Pendelegasian wewenang sangat penting untuk keberhasilan jalannya manajemen perusahaan.

1.2 Tujuan

Penguasaan materi dalam modul ini, yang dirancang sebagai landasan dasar wewenang, delegasi wewenang, dan desentralisasi memiliki beberapa tujuan sebagai berikut : Untuk menjelaskan pengertian dan sumber dari wewenang. Untuk menjelaskan pengertian kekuasaan dan sumber kekuasaan. Untuk menjelaskan mengenai tanggung jawab dan persamaannya dengan wewenang. Menjelaskan mengenai pendelegasian wewenang dan pentingnya pendelegasian wewenang tersebut. Menjelaskan mengenai faktor penyebab kegagalan pendelegasian wewenang baik dari manajer maupun bawahan. Serta menjelaskan mengenai desentralisasi dan sentralisasi

2. WEWENANG

2.1 Pengertian Wewenang

Wewenang adalah sejumlah kekuasaan (powers) dan hak (rights) yang didelegasikan pada suatu jabatan (Louis A. Allen). Wewenang merupakan kekuasaan resmi dan kekuasaan pejabat untuk menyuruh pihak lain, supaya bertindak dan taat kepada pihak yang memiliki wewenang itu (G. R. Terry). Wewenang (authority) merupakan dasar untuk bertindak, berbuat, dan melakukan kegiatan/aktivitas dalam suatu perusahaan. Tanpa wewenang o8rang – orang dalam perusahaan tidak dapat berbuat apa – apa. Dalam authority selalu terdapat power dan right, tetapi dalam power belum tentu terdapat authority and right. Line Authority adalah kekuasaan, hak , dan tanggung jawab lansung berada pada seseorang atas tercapainya suatu tujuan.ia berwenang mengambil keputusan dan berkuasa, berhak serta bertanggung jawab langsung untuk merealisasikan keputusan tersebut. Wewenang jenis ini biasa disimbolkan dengan garis ( ). Staff authority adalah kekuasaan dan hak, “hanya” untuk memberikan data, informasi dan saran – saran saja untuk membantu lini, supaya bekerja efektif dalam mencapai tujuan. Seseorang yang mempunyai staff authority, tidak berhak mengambil keputusan dan merealisasikan keputusan serta tidak bertanggung jawab langsung dalam pencapaian tujuan. Simbol dari staff authority adalah garis putus – putus (--------------). Functional Authority adalah kekuasaan manajer karena proses – proses, praktek – praktek, kebijakan – kebijakan tertentu atau soal – soal lain yang berhubungan dengan pelaksanaan kegiatan – kegiatan oleh pegawai – pegawai lain dalam bagian – bagian lain pula. Functional authority dalam struktur organisasi digambarkan dengan garis putus – putus dan titik – titik (-•-•-•-•-•-). Personality authority adalah kewibawaan seseorang karena kecakapan, perilaku, ketegasan, ketangkasan dan kemampuan, sehingga ia disegani oleh kawan maupun lawan.

2.2 Sumber Wewenang

Ada dua pandangan yang saling berlawanan mengenai sumber wewenang yaitu : teori formal (pandangan klasik) dan teori penerimaan. Pandangan wewenang formal menyebutkan bahwa wewenang adalah dianugerahkan; wewenang ada karena seseorang diberi atau dilimpahi atau diwarisi hal tersebut. Pandangan ini menganggap bahwa wewenang berasal dari tingkat masyarakat yang sangat tinggi dan kemudian secara hukum diturunkan dari tingkat ke tingkat Pandangan teori penerimaan (acceptance theory of authority) menyanggah pendapat wewenang dapat dianugerahkan. Teori penerimaan atau aliran pelaku berpendapat bahwa wewenang seseorang timbul hanya bila hal itu diterima oleh kelompok atau tingkat individu kepada siapa wewenang tersebut dijalankan. Pandangan ini menyatakan kunci dasar wewenang ada dalam yang dipengaruhi (influence) bukan yang mempengaruhi (influencer), jadi wewenang itu ada atau tidaknya tergantung pada si penerima (receiver), yang memutuskan untuk menerima atau menolak. Menurut pendapat Chester Barnard suatu wewenang dapat berhasil apabila empat kondisi berikut dipenuhi secara simultan yaitu : (a) dia dapat memahami komunikasi tersebut (b) pada saat keputusannya dibuat dia percaya bahwa hal itu tidak menyimpang dari tujuan organisasi (c) dia yakin bahwa hal itu tidak bertentangan dengan kepentingan pribadinya sebagai suatu keseluruhan (d) dia mampu secara mental dan fisik untuk mengikutinya.

2.3 Kekuasaan

Kekuasaan sering dicampuradukkan dengan wewenang. Meskipun wewenang dan kekuasaan sering ditemui bersama, namun keduanya berbeda. Kekuasaan merupakan kemampuan untuk melakukan hak yang disebut wewenang Kekuasaan juga biasa disebut kemampuan untuk mempengaruhi individu, kelompok, keputusan atau kejadian. Wewenang tanpa kekuasaan atau kekuasaan tanpa wewenang akan menyebabkan konflik dalam organisasi. Menurut Amitai Etzioni kekuasaan terdapat dua macam yaitu kekuasaan posisi dan kekuasaan pribadi. Kekuasaan posisi didapat dari wewenang formal sutau organisasi. Besarnya kekuasaan ini tergantung seberapa besar wewenang yang didelegasikan kepada individu yang menduduki posisi tersebut. Kekuasaan posisi akan semakin besar apabila atasan telah mempercayai individu itu. Kekuasaan Pribadi didapatkan dari para pengikut dan didasarkan atas seberapa besar pengikut mengagumi, respek, dan merasa terikat pada seorang pemimpin.

2.4 Sumber Kekuasaan

Ada banyak sumber kekuasaan yang terdapat dalam suatu organisasi yaitu : Kekuasaan Balas Jasa. berasal dari sejumlah balas jasa positif (uang, perlindungan, perkembangan karier, dan sebagainya) yang diberikan pada pihak penerima untuk melaksanakan perintah atau persyaratan lainnya. Kekuasaan Paksaan merupakan kekuasaan yang berasal dari perkiraan yang dirasakan orang bahwa hukuman (dipecat, ditegur, dan sebagainya) akan diterima bila mereka tidak melaksanakan perintah pimpinan. Kekuasaan Sah berkembang dari nilai – nilai intern yang mengemukakan bahwa seseorang pimpinan mempunyai hak sah untuk mempengaruhi bawahan. Kekuasaan pengendalian Informasi berasal dari pengetahuan dimana orang lain tidak mempunyainya. Cara ini digunakan dengan pemberian atau penahanan informasi yang dibutuhkan. Kekuasaan Panutan berasal dari identifikasi orang – orang dengan seorang pimpinan dan menjadikan pemimpin itu sebagai panutan atau contoh. Karisma pribadi, keberanian, simpatik, dan sifat – sifat lain adalah faktor penting dalam panutan. Kekuasaan Ahli merupakan hasil dari keahlian atau ilmu pengetahun seorang pemimpin dalam bidangnya dimana pemimpin tersebut ingin mempengaruhi orang lain.

2.5 Tanggung Jawab

Tanggung jawag (responsibility) adalah keharusan untuk melakukan semua kewajiban atau tugas – tugas yang dibebankan kepadanya sebagai akibat dari wewenang yang diterima atau dimilikinya. Setiap wewenang akan menimbulkan hak (right), tanggung jawab (responsibility), tanggung jawab (resposiblity), kewajiban – kewajiban untuk melaksanakan dan mempertanggungjawabkan (accountability). Tanggung jawab ini timbul karena adanya hubungan antara atasan (delegator) dan bawahan (delegate), diamana atasan mendelegasikan sebagian wewenang (pekerjaan)-nya kepada bawahan untuk dikerjakan. Delegate harus benar – benar mempertanggungjawabkan wewenang yang diterimanya kepada delegator. Wewenang sebenarnya mengalir dari atasan ke bawahan, jika diadakan penyerahan (perintah) tugas, sedangkan tanggung jawab merupakan kewajiban bawahan untuk melakukannya. Dalam melakukan kewajiban setiap perusahaan selalu terkait dengan perusahaan – perusahaan lainnya yang berada dalam lingkungan sistem sosial. Berikut merupakan aliran tanggung jawab yang dilakukan oleh top manager : Pemerintah dan konsumen Pemilik Perusahaan Karyawan Perusahaan. Dengan demikian manajer puncak dalam mencapai tujuannya bertanggung jawab dan mengkoordinasikan kepentingan dari pemilik perusahaan, karyawan perusahaan, serta pemerintah dan konsumen. Berikut merupakan keinginan atau kepentingan dari pemerintah dan konsumen : 1. Menginginkan tersedianya barang dan jasa dengan kualitas baik, harganya layak dan selalu ada di pasar. 2. Adanya hubungan yang harmonis antara pemilik, karyawan, dan manajer sehingga produksi barang dan jasa tetap tersedia. 3. Pemerintah mewajibkan agar perusahaan dikelola sesuai dengan izinnya (SIUP)-nya. 4. Pemerintah mengharuskan perusahaan untuk membayar kewajiban – kewajibannya, misalnya pajak dan lain –lain. 5. Pemerintah mengharapkan hendaknya perusahaan memproduksi barang dan menjamin konsumennya.

Untuk keinginan pemilik perusahaan adalah sebagai berikut :

1. Perusahaan tetap liquid dan solvable

2. Laba yang layak atas investasinya

3. Sarana dan prasarana hendaknya dimanfaatkan seoptimal mungkin

4. Informasi tentang keadaan perusahaan dan masa depan perusahaan.

5. Perusahaan hendaknya dikelola sesuai dengan izin (SIUP)-nya.

6. Adanya rencana jangka panjang bagi perusahaan

7. Terbinanya hubungan baik antara pemilik, karyawan dan manajer

Untuk karyawan perusahaan sendiri menginginkan :

1. Kompensasi (gaji dan kesejahteraan) yang adil dan layak

2. Jaminan adanya pekerjaan yang tetap dan kesempatan promosi

3. Perlakuan yang baik dan manusiawi dari manajer

4. Situasi dan lingkungan kerja yang menyenangkan

5. Kepuasan dan penghargaan atas hasil kerja mereka

6. Mendapatkan informasi seperlunya mengenai keadaan perusahaan.

Perlu diingat bahwa responsibility tidak dapat dilimpahkan (didelegasikan) kepada pihak atau orang lainnya. Authority diterima maka responsibilitynya harus juga diterima dengan sebaik – baiknya pula. Inilah sebabnya top manger yang menjadi penanggung jawab terakhir mengenai maju/mundurnya suatu perusahaan.

2.6 Persamaan Wewenang dan Tanggung Jawab

Persamaan wewenang dan tanggung jawab tersebut adalah baik dalam teori namun sukar untuk dicapai. Salah satu prinsip organisasi penting adalah bahwa individu – individu seharusnya diberi wewenang untuk melaksanakan tanggung jawabnya. Sebagai contoh apabila tanggung jawab manajer adalah mempertahankan kapasitas produksi tertentu, maka dia harus diberi wewenang atau kebebasan secukupnya untuk membuat keputusan – keputusan yang menyangkut kapsitas produksi tersebut.

3. DELEGASI WEWENANG

3.1 Pengertian Delegasi Wewenang

Delegasi dapat diartikan sebagai pelimpahan wewenang dan tanggung jawab formal kepada orang lain untuk melaksanakan kegiatan tertentu. Delegasi wewenang adalah proses dimana para manajer mendelegasikan wewenang ke bawah kepada orang – orang yang melapor kepadanya

Empat kegiatan terjadi ketika delegasi dilakukan : 1. Pendelegasi menetapkan dan memberikan tujuan dan tugas kepada bawahan, 2. Pendelegasi melimpahkan wewenang yang diperlukan untuk mencapai tujuan dan tugas, 3. Penerimaan delegasi, baik implicit atau eksplisit, menimbulkan kewajiban dan tanggung jawab, 4. Pendelegasi menerima pertanggungjawaban bawahan untuk hasil – hasil yang dicapai

3.2 Alasan Pentingnya Pendelegasian Wewenang

Pendelegasian wewenang adalah dinamika manajemen. Pendelegasian wewenang adalah proses yang diikuti oleh seorang manajer dalam pembagian kerja yang dipikulkan kepadanya, sehingga ia melakukan bagian kerja itu hanya karena penempatan organisasi yang unik, dapat mengerjakan dengan efektif sehingga ia dapat memperoleh orang – orang lain untuk membantu pekerjaan yang tidak dapat dikerjakan. Pendelagasian wewenang dapat diartikan dalam beberapa pengertian sebagai berikut : 1. Pendelegasian wewenang merupakan dinamika organisasi, kerna dengan pendelegasian wewenang ini para bawahan mempunyai wewenang, sehingga mereka dapat mengerjakan sebagian pekerjaan delegator (pimpinan), 2. Pendelegasian wewenang merupakan proses yang bertahap dan yang menciptakan pembagian kerja, hubungan kerja, dan adanya kerjasama dalam suatu organisasi/perusahaan, 3. Pendelegasian wewenang dapat memperluas ruang gerak dan waktu seorang manajer, 4. Pendelegasian wewenang manajer tetap bertanggung jawab terhadap tercapainya tujuan perusahaan, 5. Pendelegasian wewenang menjadi ikatan formal dalam suatu organisasi

Pendelegasian wewenang menjadi penting karena beberapa alasan, yaitu : 1. Pendelegasian wewenang harus dilakukan oleh seorang manajer karena manajemen baru dikatakan ada, jika ada pembagian wewenang dan pembagian pekerjaan, 2. Pendelegasian wewenang harus dilakukan manajer, karena adanya keterbatasan (fisik, waktu, perhatian dan pengetahuan) seorang manajer, 3. Pendelegasian wewenang dilakukan supaya sebagian tugas dan pekerjaan manajer dapat dilakukan oleh bawahannya, 4. Pendelegasian wewenang merupakan kunci dinamika organisasi. Menurut Koontz: “delegation of authority is the key of organization”, 5. Pendelegasian wewenang menciptakan adanya ikatan, hubungan formal, dan kerjasama antara atasan dan bawahan, 6. Pendelegasian wewenang menciptakan terjadinya proses manajemen, 7. Pendelegasian wewenang akan memperluas ruang gerak dan waktu seorang manajer, 8. Pendelegasian wewenang membuktikan adanya pimpinan dan bawahan dalam suatu organisasi, 9. Tanpa pendelagasian wewenang berarti tidak ada atasan dan bawahan dalam suatu organisasi

3.3 Kegagalan Dalam Pendelegasian Wewenang

3.3.1 Kegagalan Manajer

Manajer merasa lebih bila mereka tetap mempertahankan hak pembuat keputusan. Manajer tidak bersedia menghadapi resiko bahwa bawahan akan melaksanakan wewenangnya dengan salah atau gagal. Manajer tidak atau kurang mempunyai kepercayaan akan kemampuan bawahannya. Manajer merasa bahwa bawahan lebih senang tidak mempunyai hak pembuatan keputusan yang luas. Manajer takut bahwa bawahan akan melaksanakan tugasnya dengan efektif sehingga posisinya akan terancam. Manajer tidak mempunyai kemampuan manajerial untuk mendelegasikan tugasnya

3.3.2 Kegagalan Bawahan

Hambatan proses pendelegasian tidak semuanya berasal dari para manajer, bawahan mungkin juga menolak adanya delegasi wewenang. Delegasi berarti bawahan menerima tambahan tanggung jawab dan akuntabilitas. Kadang – kadang lebih mudah pergi ke manajer untuk memecahkan masalah daripada membuat keputusan sendiri. Banyak bawahan kurang mempunyai kepercayaan diri dan merasa tertekan bila dilimpahi wewenang membuat keputusan yang lebih besar. Selalu ada perasaan bahwa bawahan akan melaksanakan wewenang barunya dengan salah dan menerima kritik.

3.4 Penanggulan Hambatan Delegasi

Agar proses pendelegasian berjalan dengan efektif diperlukan berbagai cara untuk mengatasi atau menanggulangi hambatan – hambatan tersebut diatas. Persyaratan utama untuk delegasi efektif adalah kesediaan manajemen untuk memberikan kepada bawahan kebebasan yang sesungguhnya untuk melaksanakan tugas yang dilimpahkan kepadanya. Manajer harus menerima perbedaan cara pemecahan suatu masalah dan kemungkinan bawahan untuk membuat kesalahan dalam pelaksanaan tugasnya. Kesalahan bawahan seharusnya membuat manajer semakin memberikan pelatihan untuk bawahannya bukan malah mengurangi pendelegasian. Pengembangan komunikasi antara manajer dan bawahan akan meningkatkan saling pengertian dan membuat pendelegasian berjalan dengan lancer. Louis Allen telah mengemukakan beberapa teknik khusus untuk membantu manajer melakukan delegasi yang efektif. Yaitu: tetapkan tujuan, tegaskan tanggung jawab dan wewenang, berikan motivasi kepada bawahan, meminta penyelesaian kerja, berikan latihan, adakan pengawasan yang memadai.

4. SENTRALISASI DAN DESENTRALISASI

4.1 Sentralisasi

Sentralisasi adalah pemusatan kekuasaan dan wewenang pada tingkatan atas suatu organisasi. Sentralisasi juga dapat diartikan sebagian besar wewenang atau kekuasaan masih tetap dipegang oleh manager puncak atau hanya sebagian kecil wewenang yang didelegasikan ke seluruh struktur organisasi. Contohnya adalah ketika manajer puncak masih memegang kekuasaan sebanyak 75% maka sebanyak 75% tugas yang ada pada perusahaan masih dikerjakan oleh manajer puncak sedangkan sebanyak 25% tugas perusahaan dikerjakan oleh bawahannya.

4.2 Desentralisasi

Desentralisasi adalah jika sebagian kecil wewenang atau kekuasaan dipegang oleh manajer puncak maka sebagian besar wewenang manajer puncak didelegasikan kepada bawahannya. Dalam hal ini contohnya manajer hanya memegang kekuasaan sebanyak 20 % maka sebanyak 80% tugasnya telah didelegasikan kepada bawahannya.

Ciri – ciri Desentralisai :

1. Jika semakin banyak jumlah keputusan yang diambil manajer madya atau manajer lini pertama maka semakin banyak wewenang yang didelegasikan kepada bawahan, 2. Jika semakin penting keputusan yang diambil manajer madya atau manajer lini pertama, 3. Jika semakin banyak fungsi yang terkena oleh keputusan yang diambil manajer madya atau manajer lini pertama, 4. Jika semakin sedikit pengendalian atas keputusan yang diambil manajer madya atau manajer lini pertama, 5. Jika semakin besar tanggung jawab manajer madya/manajer lini pertama maka semakin banyak wewenang yang akan diterimanya

6. Jika semakin banyak pekerjaan atau tugas yang dapat dikerjakan manajer madya atau manajer lini pertama, Desentralisasi juga biasa disebut penyebaran atau pelimpahan secara meluas kekuasaan dan pembuatan keputusanke tingkatan – tingkatan organisasi yang lebih rendah.

4.3 Keuntungan Desentralisasi

Keuntungan – keuntungan desentralisasi adalah sama dengan keuntungan pendelegasian yaitu : mengurangi beban manajer puncak, memperbaikki pembuatan keputusan karena dilakukan dekat dengan permasalahan, meningkatkan latihan, moral dan inisiatif manajemen bawah dan membuat lebih fleksibel dan cepat dalam pembuatan keputusan. Keuntungan ini tidak serta merta menyatakan bahwa sentralisasi “jelek” dan desntralisasi “baik”, karena tidak ada organisasi yang sepenuhnya dapat desentralisasi atau melakukan sentralisasi

4.4 Faktor Yang Mempengaruhi Derajat Desentralsasi

Filsafat manajemen. Banyak manajer puncak yang sangat otokratik dan menginginkan pengawasan pusat yang kuat. Ukuran dan tingkat pertumbuhan organisasi. Organisasi tidak mungkin efisien bila semua wewenang pembuatan keputusan ada pada satu atau beberapa manajer puncak saja. Strategi dan lingkungan organisasi. Strategi organisasi akan mempengaruhi tipe pasar, lingkungan teknologi, dan persaingan yang harus dihadapinya. Penyebaran geografis organisasi. Pada umumnya semakin menyebar satuan – satuan organisasi secara geografis, organisasi akan cenderung melakukan desentralisasi, karena pembuatan keputusan akan lebih sesuai dengan kondisi local masing – masing. Tersedianya peralatan pengawasan yang efektif. Organisasi yang kekurangan peralatan efektif untuk melakukan pengawasan satuan – satuan tingkat bawah akan cenderung melakukan sentralisasi. Kualitas manajer. Desentralisasi harus memerlukan manajer – manajer yang berkualitas, karena mereka akan membuat keputusan sendiri. Keanekaragaman produk dan jasa. semakin beragam produk atau jasa yang ditawarkan, organisasi cenderung melakukan desentralisasi. Karakteristik – karakteristik organisasi lainnya, seperti biaya dan resiko yang berhubungan dengan pembuatan keputusan, sejarah pertumbuhan organisasi, kemampuan manajemen bawah dan sebagainya.

PENULIS

Dr. Ir. Pudji Purwanti, MP

Mochammad Fattah, S.Pi, M.Si

Dosen Fpik Universitas Brawijaya

EDITOR

Gery Purnomo Aji Sutrisno

Fpik Universitas Brawijaya Angkatan 2015

REFERENSI

Handoko, T. Hani. 2003. Manajemen. BPFE. Yogyakarta

Hasibuan, Malayu S.P. 2009. Manajemen (Dasar, Pengertian dan Masalah). Bumi Aksara. Jakarta

PROPAGASI

A. Latihan dan Diskusi (Propagasi vertical dan Horizontal)